Wanneer je persoonsgegevens verzamelt voor een specifiek doel, dan is het niet toegestaan om deze gegevens te gebruiken voor een ander doel. Tenzij de personen hiervoor toestemming hebben gegegeven. Deze permissie moet minimaal op papier staan of dubbel bevestigd in geval van elektronische toestemming. Dit alles om te bewijzen dat je de specifieke toestemming hebt verkregen van de betreffende persoon.

Voorbeeld: Betrokkene XYZ heeft toestemming gegeven om een nieuwsbrief X te ontvangen. Dan niet toegestaan om persoon XYZ een nieuwsbrief Y te versturen met een ander doel.

Belangrijk: Mocht je persoonsgegevens gebruiken voor meerdere doelen, dan is het belangrijk om het doel van de actie voldoende ruim te omschrijven. Hoe breder de doelstelling hoe meer mogelijkhden er bestaan om de informatie te verwerken.

TIP!

  • Allereerst moet worden bepaald welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn om de dienst te kunnen verlenen.
  • Bij het vaststellen van de noodzaak tot het verwerken van persoonsgegevens moet uitgegaan worden van de gedachte ‘hoe minder persoonsgegevens we verwerken, hoe beter’.
  • In deze fase moet u rekening houden met feit dat bij de gegevensverwerking  meerdere organisaties en organisatieonderdelen betrokken kunnen zijn. Ieder belanghebbend onderdeel zal inspraak willen hebben in de bepaling welke persoonsgegevens moeten worden verzameld.
  • Deze fase levert een overzicht op waarin uiteen is gezet welke persoonsgegevens om welke reden moeten worden verwerkt.
  • Per slot van rekening kan geen misbruik worden gemaakt van gegevens die niet worden verzameld en is er minder inspanning nodig voor het beheer en de beveiliging van de persoonsgegevens.
  • Maak de doelstelling niet te eng. Dit geeft weinig mogelijkheden voor opvolging van je campagne. Definieer een aantal grote campagnes bijvoorbeeld het “verzamelen van emailadressen tbv communicatie”, “selecteren doelgroep voor vrijwilligerswerk” of “ihkv 50% digitale communicatie in 2014 profielen verzamelen en onderhouden. Geef wel een concrete opsomming v/d activiteiten